¿Cómo debería uno estar preparado para una reunión en la que las emociones serán intensas?
Annunci
Personalidades fuertes, ideas en conflicto y la obligación de controlar eventos emocionalmente cargados hacia un resultado positivo con frecuencia hacen que los líderes se vean atrapados en el fuego cruzado de puntos de vista contrapuestos.
Veamos a mi cliente aquí. Jason, un profesional de marketing, contactó en crisis. Dos líderes importantes de su equipo tenían una disputa latente que había llegado al punto de que no se hablaban entre sí. Sus equipos habían hecho lo mismo, construyendo silos, ineficacia y conflicto general. Aunque nervioso e inseguro acerca de su capacidad para controlar los fuertes puntos de vista opuestos y posibles erupciones, Jason sentía que tenía que actuar.
Lidiar con situaciones difíciles cargadas emocionalmente requiere liderazgo. Más allá de los problemas personales, a veces tienes que comunicar a tu equipo noticias terribles, manejar la irritación del cliente, ofrecer comentarios difíciles de escuchar sobre el desempeño, o explicar un error o retraso que afecte el negocio. Estos son tiempos difíciles, y hasta los líderes más experimentados pueden sentirse ansiosos e inseguros acerca de la escalada o las consecuencias inesperadas.
Cuando te enfrentas a una situación emocionalmente agotadora, las personas generalmente recurren a una de dos reacciones ineficaces. Muchos eligen ignorar por completo y distraerse con tareas de baja prioridad como correos electrónicos. Otros hacen lo contrario, rumiando y preocupándose sin actuar para controlar su ansiedad o prepararse. Ambas estrategias suelen fracasar; nos hacen sentir peor y nos preparan menos emocionalmente cuando llega el momento.
Afortunadamente, existen estrategias probadas para prepararse para reuniones en las que las emociones serán intensas. Como dicen los deportistas, una buena defensa es la mejor ofensiva. Aquí hay técnicas respaldadas científicamente para ayudarte a negociar estos eventos de manera más valiente y efectiva.
Prepara un plan mental.
Utilizado con mayor frecuencia en el deporte, pero también bastante exitoso en el lugar de trabajo, la imaginación, es decir, la visualización, es una herramienta de mejora del rendimiento. Es una práctica mental de un evento destinado a aumentar el rendimiento y la confianza.
Primero, considera el final: para tu situación, ¿cómo se ve el éxito? ¿Cómo te gustaría sentirte al salir de la sala? Después de todo, ¿cómo deberían sentirse los demás? Como fue el caso de Jason, el éxito puede no implicar una solución rápida, sino más bien un diálogo significativo en el que las personas se sientan escuchadas y se vea clara una hoja de ruta hacia adelante.
Convierte tu próxima reunión o contacto en una película mental en este momento. Ve los detalles, la ambientación, las sillas, el lenguaje corporal, y recorre las escenas momento a momento. Practica eventos importantes, incluida la forma en que comenzarás la conversación, negociarás situaciones tensas y guiarás la reunión hacia un cierre.
Identifica las dificultades esperadas y posibles desencadenantes, así como tu reacción. ¿Qué podría salir mal en esta conferencia, te preguntas? Por ejemplo, Jason se imaginó a sí mismo sugiriendo con calma: “Detengámonos”, preocupado por las emociones descontroladas. Si las tensiones comenzaran a aumentar, estamos aquí para resolver esto; no estamos aquí para empeorarlo. También se preocupó por encontrarse en un callejón sin salida, por lo que imaginó decir: “Dado que aún no estamos alineados, concentrémonos en en lo que estamos de acuerdo y construyamos desde ahí”. También piensa en lo que podrían decir o hacer que te desencadene y cómo se mantendrás tranquilo. Imagínate, por ejemplo, contando hasta diez o inhalando tres veces antes de responder.
Mira, no solo el éxito, siéntelo. Intenta, por ejemplo, sentir en tu cuerpo la confianza, gracia y control que deseas transmitir. Una vez que hayas practicado mentalmente, anota puntos de vista importantes y conclusiones. Visualizar el éxito por adelantado te ayuda a cambiar tu perspectiva y aumentar tu capacidad para dirigir la discusión hacia un resultado positivo.
Presta atención a lo bueno.
Dedica tiempo a reflexionar sobre lo agradecido antes de entrar en un encuentro desafiante. Aunque pueda parecer contradictorio, hacer esto aumentará tu sentido de conexión con las personas y te ayudará a desarrollar una mayor resistencia emocional.
Por ejemplo, si tienes que darle a un miembro de tu equipo comentarios difíciles, considera lo que realmente valoras de esa persona. Una de mis clientes, Jane, odiaba una próxima reunión con un directo cuyo rendimiento había estado disminuyendo. Sus intentos anteriores de críticas constructivas habían sido recibidos con defensividad, y se preocupaba por su reacción esta vez, así como por cómo mantendría la conversación bajo control. Antes de la conferencia, Jane se recordó intencionalmente la inventividad, el punto de vista fresco y la energía maravillosa que Sorab aportaba a las reuniones. Este cambio de perspectiva le permitió hablar de manera más alentadora y produjo un diálogo más efectivo.
Reenfocar de manera positiva los problemas también ayuda a reducir el estrés y la agotamiento, mejorando así la claridad mental. Piensa en los buenos resultados que la conferencia podría producir, quizás podrías fomentar el crecimiento, mejorar las relaciones o proporcionar claridad en el futuro. Si te encuentras deseando saltarte o distanciarte de la reunión, concéntrate en lo que te define como un buen líder. La investigación indica que esta forma de “reflexión positiva propia como líder” aumenta la energía y la participación, mejorando así cómo las personas ven tu liderazgo y, por lo tanto, tu impacto.
Cambia cosas en el contexto.
Aunque enfrentarte a eventos emocionalmente cargados es inevitable en el liderazgo, tienes más control sobre su influencia de lo que puedas creer. La modificación de la situación, una técnica proactiva de regulación emocional, es una opción efectiva para ayudarte a reducir la intensidad emocional de un evento próximo. Puedes relajarte y preparar el escenario para una discusión más fructífera al cambiar deliberadamente las circunstancias o tu estrategia.
Examinar los “cinco W de la situación” —quién, qué, dónde, cuándo y por qué—te ayuda a abordar esto. Por ejemplo, ¿Quién tiene que estar allí? ¿Deberías llevar herramientas para potenciar la discusión? ¿Qué tiene que comunicarse y qué no? ¿Dónde debería tener lugar la reunión y en qué momento? Por último, ¿por qué es relevante esta conversación?
Por ejemplo, Jack, mi cliente, tuvo que informar a su cansado equipo directivo sobre otra ronda de despidos. Jack naturalmente sintió una gran presión al transmitir este mensaje, por lo que trabajamos a través de los Cinco W. Como resultado de esta actividad, Jack invitó a su socio de negocios de Recursos Humanos a la reunión para ofrecer ayuda adicional y abordar problemas. También perfeccionó su mensaje, recortando ciertos detalles y señalando de manera más general las preocupaciones esperadas de su personal. Finalmente, reservó una sala de conferencias más tranquila y apartada, y programó la reunión para el viernes al mediodía para dar a su personal tiempo para visitas de seguimiento o salida temprana. Estos cambios deliberados le ayudaron a relajarse y produjeron un ambiente más alentador para transmitir la difícil noticia a su personal.
Desarróllate en áreas de amortiguación.
Aunque las reuniones seguidas son comunes en las agendas de los líderes, es crucial encontrar el espacio mental adecuado antes de una conversación difícil. Dedica diez minutos a prepararte mentalmente para poder mostrarte tranquilo y recogido en tu reunión. Puedes centrarte, repasar temas importantes, recordarte cómo quieres actuar. Planifica procesar y restablecerte otros diez minutos después. Para evitar llevar cualquier tensión acumulada a tu próximo contacto, puedes, por ejemplo, dar un breve paseo para relajarte y liberarla. Vale la pena si esto requiere cambiar tu horario de llegada o salida o posponer una reunión.
Aunque requieren anticipación, estas zonas de amortiguación te permiten permanecer presente y tranquilo durante todo el día. Para ayudarte a organizar tiempo para prepararte y reagruparte, comienza el hábito de mirar hacia adelante en tu calendario para identificar eventos significativos, reuniones difíciles y quizás intercambios divisivos.
