La organización te ayuda a trabajar más rápido, gestionar problemas de manera eficiente y mantenerte motivado. Aquí tienes 15 consejos de organización para los días laborales:
Annunci
1. Lista de tareas
Tomarte cinco a diez minutos cada mañana para hacer una lista de tareas, ya sea en papel o de forma digital, puede ayudarte a enfocarte y aumentar tu productividad. Agregar tareas diarias a la lista inicial puede ayudarte a mantener la concentración. Algunas personas encuentran una lista de tareas corta con elementos más grandes intimidante, por lo que dividirlas puede ayudarles a evitar la procrastinación.
2. Mantén tu área de trabajo ordenada.
Dedica unos minutos cada noche a limpiar tu escritorio y eliminar elementos innecesarios. Clasifica la basura, guarda los bolígrafos en un cajón u organizador y apila los papeles ordenadamente. Incluso puedes llenar tu botella de agua para evitar molestias por la mañana. Esto también incluye el desorden digital. Cuando hay muchos archivos y aplicaciones en el escritorio, las computadoras se inician lentamente, por lo que eliminarlos semanalmente y descargar actualizaciones puede prevenir bloqueos y lentitud. Esto también puede ayudarte a encontrar aplicaciones y archivos más rápido. Así podrás empezar a trabajar de inmediato al día siguiente en lugar de limpiar.
3. Sigue un horario.
Algunas personas trabajan mejor por la mañana, otras por la noche. Descubre cuándo eres más productivo y trabaja en ese momento. Elegir un horario es crucial, al igual que mantenerlo. Crear hábitos duraderos requiere consistencia. Ser constante con tu rutina puede aumentar tu productividad. Conocer tus horas de trabajo ayuda a enseñar a tu cerebro a estar activo.
4. Descansos
Tómate 10-15 minutos cada dos horas para estirarte y enfocarte en otra cosa que no sea trabajo para mantenerte con energía y pasión por tu labor. Si es posible, come lejos de tu escritorio para tomar un descanso del trabajo. Las tareas inesperadas en el trabajo son otra razón para tomar descansos frecuentes. Pequeñas pausas programadas a lo largo del día pueden ayudarte a superar estos problemas sin sentirte abrumado.
5. Haz menos multitarea
La multitarea parece ser la mejor manera de hacer las cosas, pero no siempre es cierto. La multitarea puede incluso llevar más tiempo que trabajar en solitario. El trabajo requiere cierta multitarea, pero estar organizado te ayudará a evitar la sobre-multitarea.
6. Encuentra distracciones
La gestión de las distracciones es otra forma de organizar tu día laboral. Las distracciones comunes incluyen correos electrónicos, mensajes de texto y llamadas. Afortunadamente, estas distracciones pueden ser abordadas. Para mantenerte enfocado y evitar distracciones por nuevos correos electrónicos, programa ciertos momentos para revisarlos. Puedes poner un teléfono que te distraiga en modo avión o en un cajón para evitar distracciones por mensajes personales. A pesar de no poder organizar las llamadas entrantes por trabajo, puedes tener éxito organizando las salientes. Estos métodos pueden ayudarte a evitar distracciones y sus efectos que consumen tiempo.
7. Automatiza las tareas que puedas.
Quizás envíes muchos correos electrónicos o te distraigas con alguien que requiera tu firma. Para ahorrar tiempo y reducir distracciones, automatiza estas tareas con tecnología. Mantén plantillas para correos electrónicos comúnmente enviados para que puedas personalizarlos y enviarlos. El software de firma digital te permite firmar documentos con un clic. Automatizar tareas te ayuda a enfocarte y organizar.
8. Ordena las tareas por importancia.
Comienza tu día con tu tarea más grande y estresante en lugar de responder correos electrónicos. Esta puede llevar la mayor parte de tu día, pero acelerará los procesos. Comenzar con las tareas más grandes puede ayudarte a realizar las más pequeñas rápidamente sin agotar toda tu energía.
9. Planifica tu día por tiempo.
Esto es especialmente útil si tienes muchas reuniones durante el día. Programar cosas cada hora puede hacer que tu día sea más predecible. También puede aumentar la productividad al recordarte tu trabajo cuando te desvías.
10. Establece objetivos y recompénsate
Establecer objetivos puede motivarte a trabajar mejor. Desafíate a ti mismo a elaborar una lista de tareas diarias para mantener la organización. Establecer objetivos profesionales puede ayudarte a mantenerte interesado en el trabajo. Establece objetivos para recompensarte cuando los alcances. Las recompensas no necesitan ser extravagantes. Pueden ser tan simples como comer un tentempié después de un esfuerzo importante. Establecer y reconocer objetivos te ayuda a mantenerte enfocado y comprometido con tu trabajo, por lo que cualquier incentivo que te estimule es beneficioso.
11. Planifica los días en “lotes” de trabajo.
Algunas personas tienen éxito organizando su semana laboral y día laboral. Si tu trabajo implica llamadas telefónicas y trabajo administrativo, podrías responder llamadas los lunes, miércoles y viernes y trabajar los martes y jueves. Esto te ayuda a enfocarte y maximizar la productividad sin sentir que necesitas cambiar de tareas en cualquier momento. Este método funciona bien para personas detallistas que no les importa hacer lo mismo durante horas.
12. Encuentra factores estresantes
Muchos procrastinan debido a factores estresantes como la duda de uno mismo, el perfeccionismo o la crítica. Tal vez estés ansioso por los comentarios negativos sobre esa tarea recurrente o por perder esa fecha límite significativa. Descubrir qué te está estresando puede ayudarte a reducirlo y hacer que las tareas difíciles sean más fáciles. Hablar con tu supervisor o equipo sobre estrategias para mejorar el rendimiento laboral y la satisfacción puede reducir el estrés laboral. Identificar los factores estresantes laborales te permite superarlos y planificar tu día sin miedo o procrastinación.
13. Planifica semanal o mensualmente.
Una lista de tareas diarias puede ayudarte a realizar actividades diarias, pero una lista más amplia al inicio de cada semana o mes puede ayudarte a gestionar tu tiempo para alcanzar tus metas. Para una fecha límite de fin de mes, crea objetivos semanales para hacer todo a tiempo. Establece metas diarias para desglosar aún más los objetivos. Este método divide un trabajo grande en múltiples tareas más pequeñas para hacer que las metas a largo plazo sean más alcanzables.
14. Promueve la organización con los flujos de trabajo actuales
Tu lugar de trabajo puede incluir procedimientos o herramientas para ayudarte a organizarte. Muchas aplicaciones de correo electrónico ofrecen un calendario para la programación. Algunas aplicaciones de chat incluyen recordatorios para mantenerte en camino. Pregunta a tus compañeros de trabajo o jefes cómo organizan su trabajo y adopta sus métodos.
15. Equilibra tu horario.
El equilibrio ayuda a la organización a largo plazo. Muchas personas que intentan prácticas organizativas en el trabajo sacrifican el equilibrio entre trabajo y vida personal por productividad a corto plazo. Sin equilibrio, puedes perder tus hábitos organizativos. Afortunadamente, cualquiera de estos métodos puede mejorar tu organización en el lugar de trabajo.
La organización en el trabajo puede marcar la diferencia en tu productividad y satisfacción laboral. Practica estos consejos de organización de días laborales para mantenerse enfocado, motivado y efectivo en tu trabajo diario. ¡Buena suerte!
